V dnešním článku navážu na předchozí článek o procesním řízení, ve kterém jsem se snažil objasnit obecnou teorii vztahující se k procesnímu řízení. Tentokrát se zaměřím na stručný popis možného způsobu uplatnění procesního řízení v běžné praxi – konkrétněji uplatnění procesního řízení na ČVUT FEL.
Motivace pro zavedení procesního řízení
Počátky procesního řízení se na ČVUT FEL datují od roku 2009, kdy tehdejší vedení fakulty v rámci SWOT analýzy identifikovalo seznam níže uvedených slabých stránek a hrozeb, jež by v budoucnu mohly chod fakulty výrazně ovlivnit.
Slabé stránky fakulty:
- Nízká flexibilita.
- Nízká efektivita procesů.
- Nejasná strategie, která se nepromítá do fungování organizace.
- Absence klíčových indikátorů.
- Nízká úroveň řídicí dokumentace.
Hrozby fakulty:
- Negativní demografický vývoj.
- Vývoj konkurence.
- Snižování plateb státu.
- Odchod kvalitních zaměstnanců.
Při pohledu na identifikované slabé stránky a hrozby bylo zřejmé, že je potřeba realizovat určité změny v systému řízení fakulty. V té době na fakultě ani neexistoval žádný seznam, popis, natož jakákoliv mapa procesů, činností a kompetencí pracovišť nebo jednotlivých pracovníků na celofakultní úrovni. Za předpokladu, že vedení nemůže zlepšovat (či vůbec řídit) něco, čemu plně nerozumí, bylo víceméně rozhodnuto, že by mělo dojít k zavádění procesního řízení. Od něj se očekávalo, že dojde ke zprůhlednění činností, zmapování a zafixování odpovědností, získání přehledu o veškerých činnostech, procesech a agendách, uspořádání a zpřehlednění dokumentace. Podklady měly sloužit pro možnost optimalizace průběhu jednotlivých procesů.
Historie
Procesním mapováním bylo pověřeno CZM, jakožto interní a nezávislé pracoviště ČVUT FEL. Ve spolupráci s vedením fakulty došlo k finálnímu zafixování cílů první fáze projektu:
- Výběr vhodných metod, postupů a nástrojů procesního mapování a návrh jejich aplikace v prostředí fakulty.
- Základní zmapování AS-IS stavu podpůrných a administrativních procesů v rámci děkanátu (vytvoření procesních map).
- Přiřazení vlastníků k procesům.
- Zpřístupnění výstupů (procesní model) všem zaměstnancům.
- Provázání procesního modelu s relevantní dokumentací (směrnice, předpisy, formuláře atd.).
- Vytvoření směrnice, která ukotví procesní řízení ve fakultní legislativě.
- Stanovení požadavků pro další etapy projektu.
- Identifikace problematických oblastí pro následnou optimalizaci.
- Výběr vhodných procesů pro automatizaci.
Současná situace
Dosavadní výstupy zavádění procesního řízení na FEL jsou:
- Vytvořen procesní model fakulty.
- Zmapováno a s vlastníky validováno více než 240 procesů a 156 činností (tj. všech pracovišť děkanátu a 2 kateder).
- Ke každému procesu je přiřazen vlastník, odpovědná osoba a jeho účastníci. Vznikl tak kompetenční model.
- Všechny procesy jsou propojeny s organizační strukturou. Je zřejmé, co a jak jednotlivá pracoviště vykonávají.
- Procesní model doplněn o katalog nabízených služeb.
- Zaveden fakultní ECM nástroj (Alfresco), pročištěna dokumentace a připojeno více než 500 relevantních dokumentů k procesům procesního modelu fakulty.
- Vytvořen nástroj (procesní portál), který umožňuje sdílení procesního modelu fakulty mezi zaměstnanci, studenty a dalšími externími subjekty.
- Změna v přístupu zaměstnanců k procesům a obecně k procesnímu řízení na ČVUT FEL.
- Zaměstnanci se zajímají o způsob vykonávání jím příslušných procesů a zabývají se i jeho možnou optimalizací.
- Zaměstnanci vyhledávají informace o tom, jak jsou vykonávány určité procesy, které chtějí využít.
- Vedení fakulty výrazně častěji požaduje zmapování či zafixování méně vykonávaných procesů či nově vzniklých procesů.
- Procesní modely jsou využívány pro konzultaci mezi business uživateli a programátory fakultních či univerzitních informačních systémů.
- Procesní modely jsou využívány jako podklady pro elektronizaci klíčových procesů fakulty. Ať už na fakultní, či celouniverzitní úrovni.
- Vydána směrnice děkana pro zajištění aktuálnosti obsahu procesního portálu.
- CZM vnímáno jako kompetenční centrum v oblasti procesního řízení na ČVUT FEL a pravděpodobně i na celouniverzitní úrovni.
Závěr
Při zpětném pohledu na historii celého projektu (podílím se na něm již od roku 2011) mohu říci, že:
- Do určité míry došlo k naplnění původních očekávání.
- Zavádění procesního řízení na silně decentralizované instituci má význam. Ale 1) jedná se o běh na dlouhou trať (nelze změnit názory, zvyky a zažitou kulturu během krátké doby); 2) je vhodné začít úplně od základu; 3) je nutné neustále komunikovat. Především komunikovat důvody zavádění a upřesňování toho, co procesní řízení není (např. personální audit, ze kterého vždy mají zaměstnanci strach a nechtějí sdílet své know-how o způsobu vykonávání procesů).
- Prozatím nelze mluvit o plnohodnotném procesním řízení na ČVUT FEL. Především kvůli tomu, že existují problémy s uchováváním aktuálního obsahu v procesním portálu a následnou důvěrou ostatních „čtenářů“ procesu v aktuální obsah. To by se však mohlo zlepšit s příchodem nové verze procesního portálu.
- Elektronizace procesů výrazně napomáhá v odstranění operativy, zprůhlednění a zrychlení chodu všech procesů. Nemluvě o tom, že veškerá data jsou uchovávána v elektronické podobě, díky čemuž je umožněna jejich evidence stejně jako rychlé generování statistik a realizace prognóz.
Příští článek bude věnovaný Procesnímu portálu FEL – tedy aplikaci, kterou jsme za účelem zpřístupnění procesů na naší fakultě sami vytvořili.
Pokud Vás toto téma zaujalo, můžete si zapsat náš předmět Informační systémy a procesní řízení nebo si ho zkusit v rámci našich stážových programů.