Načítám...
Procesní řízení

Procesní řízení na ČVUT FEL

V dnešním článku navážu na předchozí článek o procesním řízení, ve kterém jsem se snažil objasnit obecnou teorii vztahující se k procesnímu řízení. Tentokrát se zaměřím na stručný popis možného způsobu uplatnění procesního řízení v běžné praxi – konkrétněji uplatnění procesního řízení na ČVUT FEL.

Motivace pro zavedení procesního řízení

Počátky procesního řízení se na ČVUT FEL datují od roku 2009, kdy tehdejší vedení fakulty v rámci SWOT analýzy identifikovalo seznam níže uvedených slabých stránek a hrozeb, jež by v budoucnu mohly chod fakulty výrazně ovlivnit.

Slabé stránky fakulty:

  • Nízká flexibilita.
  • Nízká efektivita procesů.
  • Nejasná strategie, která se nepromítá do fungování organizace.
  • Absence klíčových indikátorů.
  • Nízká úroveň řídicí dokumentace.

Hrozby fakulty:

  • Negativní demografický vývoj.
  • Vývoj konkurence.
  • Snižování plateb státu.
  • Odchod kvalitních zaměstnanců.

Při pohledu na identifikované slabé stránky a hrozby bylo zřejmé, že je potřeba realizovat určité změny v systému řízení fakulty. V té době na fakultě ani neexistoval žádný seznam, popis, natož jakákoliv mapa procesů, činností a kompetencí pracovišť nebo jednotlivých pracovníků na celofakultní úrovni. Za předpokladu, že vedení nemůže zlepšovat (či vůbec řídit) něco, čemu plně nerozumí, bylo víceméně rozhodnuto, že by mělo dojít k zavádění procesního řízení. Od něj se očekávalo, že dojde ke zprůhlednění činností, zmapování a zafixování odpovědností, získání přehledu o veškerých činnostech, procesech a agendách, uspořádání a zpřehlednění dokumentace. Podklady měly sloužit pro možnost optimalizace průběhu jednotlivých procesů.

Historie

Procesním mapováním bylo pověřeno CZM, jakožto interní a nezávislé pracoviště ČVUT FEL. Ve spolupráci s vedením fakulty došlo k finálnímu zafixování cílů první fáze projektu:

  • Výběr vhodných metod, postupů a nástrojů procesního mapování a návrh jejich aplikace v prostředí fakulty.
  • Základní zmapování AS-IS stavu podpůrných a administrativních procesů v rámci děkanátu (vytvoření procesních map).
  • Přiřazení vlastníků k procesům.
  • Zpřístupnění výstupů (procesní model) všem zaměstnancům.
  • Provázání procesního modelu s relevantní dokumentací (směrnice, předpisy, formuláře atd.).
  • Vytvoření směrnice, která ukotví procesní řízení ve fakultní legislativě.
  • Stanovení požadavků pro další etapy projektu.
  • Identifikace problematických oblastí pro následnou optimalizaci.
  • Výběr vhodných procesů pro automatizaci.

Současná situace

Dosavadní výstupy zavádění procesního řízení na FEL jsou:

  • Vytvořen procesní model fakulty.
    • Zmapováno a s vlastníky validováno více než 240 procesů a 156 činností (tj. všech pracovišť děkanátu a 2 kateder).
    • Ke každému procesu je přiřazen vlastník, odpovědná osoba a jeho účastníci. Vznikl tak kompetenční model.
    • Všechny procesy jsou propojeny s organizační strukturou. Je zřejmé, co a jak jednotlivá pracoviště vykonávají.
    • Procesní model doplněn o katalog nabízených služeb.
    • Zaveden fakultní ECM nástroj (Alfresco), pročištěna dokumentace a připojeno více než 500 relevantních dokumentů k procesům procesního modelu fakulty.
    • Vytvořen nástroj (procesní portál), který umožňuje sdílení procesního modelu fakulty mezi zaměstnanci, studenty a dalšími externími subjekty.
    • Změna v přístupu zaměstnanců k procesům a obecně k procesnímu řízení na ČVUT FEL.
      • Zaměstnanci se zajímají o způsob vykonávání jím příslušných procesů a zabývají se i jeho možnou optimalizací.
      • Zaměstnanci vyhledávají informace o tom, jak jsou vykonávány určité procesy, které chtějí využít.
      • Vedení fakulty výrazně častěji požaduje zmapování či zafixování méně vykonávaných procesů či nově vzniklých procesů.
      • Procesní modely jsou využívány pro konzultaci mezi business uživateli a programátory fakultních či univerzitních informačních systémů.
      • Procesní modely jsou využívány jako podklady pro elektronizaci klíčových procesů fakulty. Ať už na fakultní, či celouniverzitní úrovni.
      • Vydána směrnice děkana pro zajištění aktuálnosti obsahu procesního portálu.
      • CZM vnímáno jako kompetenční centrum v oblasti procesního řízení na ČVUT FEL a pravděpodobně i na celouniverzitní úrovni.

Závěr

Při zpětném pohledu na historii celého projektu (podílím se na něm již od roku 2011) mohu říci, že:

  1. Do určité míry došlo k naplnění původních očekávání.
  2. Zavádění procesního řízení na silně decentralizované instituci má význam. Ale 1) jedná se o běh na dlouhou trať (nelze změnit názory, zvyky a zažitou kulturu během krátké doby); 2) je vhodné začít úplně od základu; 3) je nutné neustále komunikovat. Především komunikovat důvody zavádění a upřesňování toho, co procesní řízení není (např. personální audit, ze kterého vždy mají zaměstnanci strach a nechtějí sdílet své know-how o způsobu vykonávání procesů).
  3. Prozatím nelze mluvit o plnohodnotném procesním řízení na ČVUT FEL. Především kvůli tomu, že existují problémy s uchováváním aktuálního obsahu v procesním portálu a následnou důvěrou ostatních „čtenářů“ procesu v aktuální obsah. To by se však mohlo zlepšit s příchodem nové verze procesního portálu.
  4. Elektronizace procesů výrazně napomáhá v odstranění operativy, zprůhlednění a zrychlení chodu všech procesů. Nemluvě o tom, že veškerá data jsou uchovávána v elektronické podobě, díky čemuž je umožněna jejich evidence stejně jako rychlé generování statistik a realizace prognóz.

Příští článek bude věnovaný Procesnímu portálu FEL – tedy aplikaci, kterou jsme za účelem zpřístupnění procesů na naší fakultě sami vytvořili.

Pokud Vás toto téma zaujalo, můžete si zapsat náš předmět Informační systémy a procesní řízení nebo si ho zkusit v rámci našich stážových programů. 

Podělte se s ostatními
Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *