V předchozích dvou částech několikadílného seriálu o projektovém řízení v osobním životě se můj kolega Lukáš Zoubek zabýval nejdříve základními koncepty iniciačního dokumentu A4 a v následné části přidal svou trochu do mlýna v otázkách průběžného dokumentu SA. V dnešním pokračování se krátce podívám na další důležitý dokument – zápis ze schůzky. Se čtenáři článku se podělím o své vlastní myšlenky, které vycházejí ze zkušeností nabytých během téměř tříletého působení v CZM. Na internetu a jiných zdrojích není žádný problém identifikovat celou řadu dalších informací a doporučených postupů, jež se často vzájemně vylučují. Důležité je uvědomění, že libovolná situace je ve své podstatě jedinečná. Pojďme se konečně společně podívat, co si osobně představuji pod termínem „zápis ze schůzky„.
Zápis ze schůzky jde „ruku v ruce“ s přípravou na schůzku, kdy startuje imaginární proces tvorby popisovaného dokumentu. Již v období přípravy by si měl budoucí autor uvědomit několik základních informací, se kterými bude následně pracovat. Hledáme odpovědi na sérii otázek. Máme k dispozici šablonu pro dokument? Čeho se bude schůzka týkat? Kteří aktéři se schůzky zúčastní? Jaký je základní cíl schůzky? A mnohé další. Ačkoliv se často stává, že autor zápisu ze schůzky je doprovodnou osobou, stejně jako v případě ostatních aktérů by měla být příprava samozřejmostí. Osobně si myslím, že nejlepším postupem je ještě před schůzkou vytvořit první verzi dotyčného dokumentu s předvyplněnými údaji.
Na rozdíl od svého kolegy z úvodních dvou dílů projektového miniseriálu nevyhledávám zajímavé paralely v osobním životě. Doporučení pro přípravu na osobní schůzku rád ponechám na erudovanější zdroje. Důvod? Dokážete si představit, že byste si dělali zápis ze schůzky (např. se svou drahou polovičkou)? Lidé především mladšího věku si občas píšou své „deníčky“. Ovšem zápis z důležitých schůzek by měl být validován protistranou. Dali byste někdy soukromé poznámky podepsat svému protějškovi? Pravděpodobně nikoliv. Podobných příkladů by šlo vymyslet více.
Existuje několik základních postupů, které jsem v rámci stáže v CZM na schůzkách využil:
- První skupinou jsou schůzky, ze kterých se zápis nepořizuje. V osobním životě se jedná o naprostou většinu setkání (ať už s rodinou, kamarády, přítelem/kyní…).
- Druhou skupinou jsou schůzky, ze kterých se pořizuje neformální zápis. Vhodným prostředkem může být textový editor, popř. starý dobrý způsob „papír a tužka“.
- Třetí skupinou jsou schůzky, ze kterých se pořizuje písemný zápis do připravené šablony. Autor si předvyplní zápis základními informacemi ještě před schůzkou.
- Čtvrtou skupinou jsou schůzky, ze kterých se navíc pořizuje audiovizuální záznam. Obvykle se jedná o schůzky, na nichž je přítomný velký počet lidí, kvůli čemuž by mohlo dojít k nezaznamenání jistých informací, popř. schůzky s vysokou prioritou.
Komentované příklady z výuky:
Několik pravidel závěrem:
- Zápis ze schůzky představuje myšlenkový proces začínající přípravou na schůzku a končící validací dokumentu, popř. jeho uschováním.
- Zápis ze schůzky by měl být psán ideálně v průběhu schůzky či těsně po ní kvůli zachování myšlenek – platí teze, čím dříve, tím lépe.
- Zápis ze schůzky by měl obsahovat pouze faktické a důležité informace, potřeba správně nastavit poměr mezi úplností a přehledností.
- Zápis ze schůzky se odesílá k validaci v předem stanoveném termínu, což je nutné dodržovat s cílem zachování důvěry mezi účastníky.
- Zápis ze schůzky by neměl obsahovat pravopisné a gramatické chyby, především pokud je určen k validaci ze strany účastníků schůzky.
- Zápis ze schůzky se nemůže řídit pouze obecnými pravidly, neboť každá schůzka je klasicky jedinečná, s čímž se musí předem počítat.