K základům projektového řízení najdeme paralelu i v běžném životě. Mnoho běžných činností, které v životě děláme, lze jako projekt chápat a není špatné se na ně optikou projektového řízení občas podívat. Je totiž velmi překvapující, jak těžké je věci, které nám v běžném pracovním životě připadají samozřejmé, implementovat i v životě osobním.
Začněme ale otázkou – co je to vlastně projekt? Každý projekt by měl být definován základním dokumentem, který popisuje rámec a pochopení projektu. Ten může mít různou podobu a název: A4, Iniciační listina, Letter of Understanding a řadu dalších, v praxi běžně používaných, pojmů. Bez ohledu na název a formu je jejich cíl vždy společný: určit hranice. V praxi to znamená popsat vnímání projektu, rozsah a cíle, stanovit pravidla akceptace výsledku a potvrdit si tak, že zákazník i dodavatel vnímají projekt stejně. U nás v Centru znalostního managementu používáme ve výuce i na projekty dokument, který nazýváme A4. Proč A4? Jednoduše proto, že by svým rozsahem neměl přesahovat jednu stránku a že by měl projekt jasně a stručně definovat.
Takovýto dokument si v běžném životě asi málokdo vytváří, protože na první pohled se to může zdát až úsměvné – nejen že je náročné komplexitu a složitost života definovat a ohraničit, ale také se nám může zdát nežádoucí ji vůbec vymezovat. Pokud se však alespoň zamyslíme nad základními body, mohlo by nám to ušetřit mnohá trápení. Například takový partnerský vztah by se s trochou nadsázky dal jako projekt chápat – má společné cíle, na jejich dosažení je potřeba spolupracovat a existují v něm určité hranice, za něž nemůžeme (nebo bychom neměli) jít. Jak by asi takový A4 vypadal?
Identifikace zákazníka a dodavatele
Tady asi není co dodat. Lze očekávat, že jméno partnera a základní informace o něm zná snad každý.
Popis projektu
Popis projektu je stručné shrnutí aktuální situace, co od projektu očekáváme, jaké jsou jeho cíle a co nám má přinést. V praxi je to přitom pravděpodobně ta nejdůležitější část.
Pokud se partneři nedomluví na obsahu jejich projektu, hrozí velký průšvih v pracovním i osobním životě. Pokud jsou momentální očekávání od projektů a chápání jeho rozsahu odlišná, je třeba se domluvit. Například jestliže jeden chce zakládat rodinu, ženit/vdávat se a mít děti, zatímco druhý nic neřeší, chce cestovat a hledá na cestování doprovod, je průšvih na spadnutí. Neznamená to, že spolupráce není možná. Jen je třeba komunikovat, případně rozdělit projekt na etapy s tím, že po dokončení první bude rozsah další teprve definován.
Klíčové myšlenky a cíle projektu
Klíčové myšlenky upřesňují popis projektu. Stěžejní je zde pochopit motivace obou stran, protože byť cíl může být společný, mohou k němu vést zcela jiné důvody a potřeby.
Chci se vdávat/ženit, protože jsem prostě zamilovaný, věřím, že být s tím druhým je to, díky čemu budu šťastný, nebo potřebuji finančně zajistit a manželství mi k tomu pomůže? Mohu také hledat už tak dlouho, že si hlavně chci někoho vzít a nebýt sám. Pokud pochopím motivaci svoji i protějšku, chápu projekt v celém kontextu, mohu výrazně zvýšit pravděpodobnost jeho úspěšnosti, připravit se na možná rizika a předcházet jim. Také v této části bývají podrobněji rozebrány výše uvedené cíle. Pokud se shodnete, že jedním s cílů je mít děti, neškodí si upřesnit, jestli budou dvě, nebo osm, abyste pak nebyli (příjemně či nepříjemně) překvapení :-).
Harmonogram projektu
Cíle bez jasného plánu se snadno ztratí v myšlenkách a nepromění se v akceschopnost. Harmonogram projektu by proto měl vždy vycházet z cílů projektu. Pokud se shodnete na tom, že chcete děti a že budou tři, je poměrně zásadní, jestli se má to první narodit za dvacet let, nebo za týden (což sice budete těžko stíhat, ale to je jiný příběh).
Projektový tým
Ač se to na první pohled nezdá, definovat projektový tým je naprosto zásadní. U většiny projektů bude na obou stranách více zúčastněných a každý účastník může zastávat jednu či více různých rolí. Stejně tak to ale bude u většiny osobních vztahů – je proto velmi dobré celý tento „projektový tým“ identifikovat a pochopit, jakou bude mít v projektu kdo úlohu. Uvidíte tchýni jednou ročně před Vánocemi, nebo u vás bude bydlet? Na úspěšnost projektu to může mít zásadní vliv.
Komunikační prostředí
Pokud už známe projektový tým (na obou stranách), je vhodné stanovit si pravidla komunikace: kdo bude komunikovat s kým, jakou formou a jak často. V rámci reálného projektu je to nezbytnost, v osobním životě by to bylo fajn, ale jen těžko lze něco takového realizovat. O schopnosti donutit zúčastněné k dodržování nemluvě.
Neočekávám, že si někdo osobní A4 opravdu sepíše (jako jsem to udělal já zde) a nutno říct, že je třeba to všechno brát tak trochu s nadsázkou. Konec konců život je zajímavý právě svou proměnlivostí, a kdybychom chtěli všechno formalizovat, přišel by o své kouzlo. Stačí si vzpomenout, kdy naposledy jste o projektech v práci nebo ve škole básnili s melancholií – asi si jen tak nevzpomenete. Formalizovat práci a projekty je velice důležité, protože pokud jde o práci, je třeba všechno brát zodpovědně a snažit se nenechat nic náhodě. V osobním životě bychom to asi nechtěli, ale doufám, že uznáte, že nás práce i v osobním životě může mnohé naučit.
Pro inspiraci si můžete prohlédnout náš ukázkový dokument A4 a pokud vás projektové řízení zajímá více, nezapomeňte si prohlédnout nabídku našich předmětů na našem webu.