10 věcí, které jsem se naučil při organizování konference

V minulém článku dvoudílné série o konferenci Imagine Cup Developer Days jsem mluvil o jejím samotném vzniku a zhodnotil jsem také celkově její průběh. Pro mne osobně však byly nejdůležitější právě zkušenosti, které jsem při jejím organizování získal, a protože mi přišly natolik zajímavé, abych si je neschovával jen pro sebe do šuplíku, rozhodl jsem se o nich napsat dnešní článek. Tady je tedy podle mne 10 nejdůležitějších věcí, které jsem se naučil při organizování konference.

• Dlouhé e-maily opravdu nefungují. Možná se to zdá jako samozřejmost, ale ve chvíli, kdy nutně potřebujete někomu sdělit větší množství informací tak, abyste se mohli s klidem věnovat další práci, začnete s touto myšlenkou ukrutně zápasit. Praxe však ukázala, že to opravdu nemá smysl. V lepším případě si jej přečtou a neodpoví. V horším případě odpoví, ale přečtou jen první odstavec. Ve výsledku je mnohem lepší několik krátkých zpráv než jedna dlouhá. Tu si totiž každý přečte celou i přesto, že je za ten den už desátá.

• Času je vždy míň, než potřebujete. Jak říká známý Parkinsonův zákon, každá práce trvá jen tak dlouho, kolik je na ni času. V průběhu těch čtyř týdnů jsem se prakticky nezastavil, ve dne v noci jsem byl bombardován požadavky a můj to-do list přetékal všemi směry. Od určité chvíle bylo zkrátka potřeba začít říkat ne a některé věci prostě neřešit. A jak se nakonec ukázalo, akce byla i přesto úspěšná. Nemá tedy smysl se stresovat, že nezařídíte všechno, co chcete, protože to se vám tak či tak nepodaří.

• Multitasking nefunguje. Ve snaze neinvestovat zbytečně velké peníze na akci, o jejímž možném úspěchu jsem ze začátku neměl ani tušení, jsem se rozhodl co nejvíce věcí zařídit pokud možno sám. Během akce se ale prakticky vždy pokazilo deset věcí najednou a pro mne bylo nemožné je řešit všechny hned. Vždy tedy mějte po ruce někoho, kdo je vám schopný v danou chvíli dostatečně pomoci.

• Ostatní nedokážou číst vaše myšlenky. Od začátku jsem věděl, že chci natočit reportáž z konference. Měl jsem velmi konkrétní představu o tom, jaké záběry k tomu budu potřebovat, ale tu nebylo možné kameramanům v několika málo minutách přetlumočit. A tak se taky stalo, že značná část z nich se nenatočila. Jestliže máte představu a chcete po ostatních, aby ji plnili za vás, neočekávejte, že ji naplní přesně tak, jak jste si ji vysnili. Pokud nejste schopni se tomu v danou chvíli dostatečně věnovat, je lepší se na žádnou představu neupínat a raději si najít někoho, kdo bude mít svou vlastní vizi, o jejíž naplnění se také sám postará.

• V marketingu je čas vaším největším spojencem. Nebyly to plakáty, ani příspěvky na Facebooku, e-maily studentům, propagace na přednáškách a dokonce ani zmínka v médiích. To, co nám přivedlo nejvíce návštěvníků, byli právě návštěvníci sami. Nárůst registrovaných hostů totiž nebyl ani nárazový, ani pozvolný, nýbrž exponenciální. S každým dalším hostem jsme měli větší šanci, že přilákáme či oslovíme někoho dalšího. Práce s komunitou je naprosto zásadní, ale vyžaduje hodně času (zejména ze začátku je nárůst velmi pomalý). Vždy se tedy ujistěte, že víte, jakým způsobem své potenciální zákazníky oslovit, a máte dostatek času, vyhrazeného na propagaci.

• Pokud chcete zájem médií, musíte jim dát důvod. Není-li vaše značka, ať už jde o název firmy, produkt či konferenci, obecně rozšířená a známá, nepočítejte s iniciativou médií. Ze všech oslovených zveřejnily pozvánku pouze tři (Indian, SmartMania a Mobilenet) a tiskovou zprávu nezveřejnil nikdo (a to i přesto, že ji rozesílal Microsoft). Nestačí dokonce ani známá jména, jako byl v našem případě Martin Klíma z Warhorse Studios (o nichž se v posledních měsících díky úspěchu na Kickstarteru strhla lavina mediální pozornosti). Pouhá informace, že se někde něco děje, není pro novináře zajímavá, protože ani jejich čtenáře to neosloví. Kdybychom se ale domluvili, že na své přednášce Martin Klíma odhalí o jejich projektu dosud nezveřejněné informace, pravděpodobně bychom připoutali větší pozornost. Vždy se tedy zaměřte na to, jaký obsah vaše cílová média vyhledávají a snažte se najít způsob, jak jim ho dát (za tento podnět děkuji Jiřímu Rýdlovi, PR manažerovi Warhorse Studios).

• Nikdy nepodceňujte to, co se kolem vás děje. O tom, že Microsoft chystá konferenci, jsem se dozvěděl už dávno předtím, než jsem se reálně začal věnovat jejímu uskutečnění. V domnění, že je vše připraveno a mým úkolem bude pouze propagace, jsem tuto informaci zazdil v myšlenkách. S překvapením jsem pak zjistil, že mám možnost celou akci i zorganizovat a svou nepozorností jsem si výrazně ukrátil čas na přípravu. Těžko říct, jestli je to špatně, neboť v souladu s Parkinsonovým zákonem bych tomu mohl jen věnovat třikrát víc času se stejným výsledkem, nicméně jak jsem již dříve zmínil, propagovat akci 10 dní před jejím uskutečněním je přeci jen málo. Nikdy tedy nepodceňujte informace, které se k vám dostanou, a vždy se předem ujistěte, že víte vše potřebné na to, aby vás nic zásadního nepřekvapilo.

• Obsah je třikrát důležitější než forma. Při přípravách jsem se v rámci svých možností snažil vyvolat co nejprofesionálnější dojem. Nachystali jsme spoustu občerstvení, stoly, ubrusy, nástěnky, hostesky a mnoho dalšího. S překvapením jsem pak zjistil, že káva a čaj se konzumovala v minimálním množství, nástěnku si nikdo moc neprohlížel a v zásadě jediná výtka ze strany hostů na toto téma padla ohledně zvolených prostorů. To, co si naopak skoro každý pochvaloval, byl obsah, tedy přednášející a jejich témata. Vždy se proto soustřeďte primárně na kvalitní a zajímavý program a teprve poté se zabývejte vším ostatním. I když se nic z toho nepovede, dobrý obsah vám to často může zachránit.

• Snažte se promyslet vše do detailů. Chtěl jsem studenty inspirovat, umožnit jim seznámit se nejen s odborníky, ale také mezi sebou, a třeba jim i pomoci ke vzniku nějakého projektu. V praxi se má vize naplnila jen částečně. Stánek s občerstvením, který měl sloužit jako prostor k setkávání, byl často přehlížen (a to i nově příchozími), studenti se seznámili pouze na praktickém workshopu, po přednášce za pozvanými hosty přišel jen málokdo a celá akce působila vcelku uspěchaným dojmem. Přitom spoustu těchto věcí se dalo podchytit, pakliže bych konferenci promyslel do větších detailů. Je stánek dostatečně viditelný? Jsou přestávky dostatečně dlouhé? Mají hosté motivaci spolu komunikovat? Bude vzadu dostatečně slyšet? Nebude uvnitř hluk, když se venku budou bavit? A co prostory? Jsou pro tuhle akci tím pravým? Není pouhá přednášková místnost až příliš strohá? Podobné otázky mě teď napadají jedna za druhou a je to asi jen ta praxe, která vás na ně připraví. Určitě je ale dobré pamatovat na to, že každý detail může být důležitý.

• Buďte vždy nad věcí. V průběhu toho všeho se na mou osobu sneslo nespočet požadavků ze všech stran. Snad každý ze zúčastněných ode mne něco očekával a úspěch celé akce stál i padal na tom, že všichni dodrží své slovo. Kdyby byť jediný z přednášejících nedorazil nebo já na něco důležitého zapomněl, veškerá snaha by mohla snadno přijít vniveč. V určitou chvíli jsem se cítil hodně pod tlakem, ale to k téhle práci přirozeně patří. Zkrátka je třeba zůstat za každých okolností nad věcí. I kdyby se stal jakýkoliv z katastrofických scénářů, vždy se to nějak vyřeší a panika v tom nijak nepomůže. Nakonec to jediné, na čem záleží, je to, kolik do toho dáte vy sami.

A jaký je můj největší postřeh z celé této bohaté zkušenosti? Že pořádat konferenci je v zásadě jen politika. Každá ze zúčastněných stran má na tom svůj zájem, svou motivaci, proč zrovna vaši iniciativu podporovat (ať už jde o propagaci vlastních projektů, přátelské vztahy či jen chuť sdílet zkušenosti se studenty). Skloubit to dohromady tak, aby to celé dávalo smysl, všichni byli spokojení a odcházeli s pocitem, že to stálo za to, je tím, co rozhodne o úspěchu či neúspěchu vaší konference (za předpokladu, že jste na ni dokázali přilákat dostatek hostů). Já měl štěstí na výborné partnery, kteří s námi po celou dobu ochotně spolupracovali a drželi své slovo, ale dokážu si představit, že s jejich rostoucím počtem je situace čím dál tím náročnější.

Možná, že vám některé z uvedených poznámek připadaly samozřejmé a obecně známé, avšak u mne tomu tak nebylo, alespoň ne v praxi. Tyhle věci je nejlepší si zkrátka vyzkoušet, protože to nejtěžší na tom všem je ta psychická zátěž, kterou si člověk projde. A na tu vás žádné poučky nepřipraví, to je třeba si zažít. Nakonec právě proto máme v našem centru stážový program, kde si i podobné věci můžete sami zažít na vlastní kůži.

Na závěr bych rád poděkoval všem zúčastněným za jejich trpělivost a čas, který mi věnovali, a za sebe doufám, že se mi příští konference podaří zase o něco lépe. Pokud vás akce zaujala, ale nestihli jste na ni dorazit, můžete shlédnout záznamy z přednášek zde.