Procesní portál – od motivace až po současnost

V dnešním příspěvku se zaměřím hlavně na popis systému – procesního portálu, který byl zmíněný v článku o procesním řízení na ČVUT FEL (navazuje na článek o procesním řízení obecně). Procesní portál považuji za jeden z klíčových nástrojů, který by měl být využíván v rámci uplatňování procesního řízení organizace. Pojďme se tedy podívat, co to procesní portál je, k čemu a pro koho je určen, co v něm lze nalézt a rovněž na jeho historii vzniku.

Historie a motivace vzniku procesního portálu

Ještě než se podíváme na krátký popis procesního portálu, rád bych čtenáře článku uvedl do kontextu a popsal historii a motivaci pro jeho vznik. Jak jsem již v článku o procesním řízení na ČVUT FEL podotkl, tak se od zavedení procesního řízení na ČVUT FEL očekávalo:

• zprůhlednění činností,
• zmapování a zafixování odpovědností,
• získání přehledu o veškerých činnostech, procesech a agendách,
• uspořádání a zpřehlednění dokumentace.

To vše mohlo být (a dokonce i bylo) naplněno s pomocí procesního mapování (první fáze životního cyklu procesního řízení). Nicméně otázkou zůstávalo, jakým způsobem výstupy procesního mapování sdílet se všemi zainteresovanými stranami (tj. vedení, zaměstnanci, studenti, zájemci o studium, partneři ČVUT FEL apod.), zachovávat je aktuální a hlavně jak motivovat zainteresované strany na spolupráci při revizi a vylepšování veškerých činností, procesů a agend dílčích pracovišť ČVUT FEL.

Řešením této situace mohl být zajisté informační systém, který by všechny tyto požadavky naplňoval. Z toho důvodu se realizační tým (CZM) zaměřil na analýzu všech dostupných a vhodných SW řešení (např. QPR Procesní Portál, IBM BlueworksLive apod.), ale ani jediná z dostupných variant v té době nevyhovovala všem technickým a finančním požadavkům. Proto bylo rozhodnuto o vytvoření vlastního SW řešení.

Od roku 2010 prošel vývoj procesního portálu značný kus cesty až po nynější podobu (viz obrázek č. 1). V současné době samozřejmě neleníme a připravujeme vydání nové verze, která řeší dosud identifikované nedostatky. Avšak o tom vznikne v budoucnu samostatný článek na našem blogu.

Procesní portál

Obrázek č. 1: Ukázka úvodní stránky procesního portálu (prosinec 2015)

Procesní portál je informačním systémem, jenž výše zmíněným zainteresovaným stranám zprostředkovává informace o procesech organizace formou procesních diagramů v notaci BPMN. Pod zdánlivě jednoduchou funkcionalitou se ovšem skrývá řada přínosů i možných využití, které přispívají k plynulejšímu, jasnějšímu a efektivnějšímu fungování organizace.

Obsah procesního portálu je rozdělen do několika sekcí:

1. Interní procesy – popis obsahu i způsobu vykonávání vybraných agend a procesů jednotlivých pracovišť z pohledu všech jeho účastníků, aby bylo vždy jednoznačně jasné kdo, co a kdy má vykonávat. Slouží zaměstnancům jako příručka pracovních postupů jejich vlastního oddělení a zároveň jako referenční bod kvůli prosazování standardních postupů a vymezení odpovědností či kompetencí zaměstnanců. Pro velkou míru detailu jsou primárně určeny zaměstnancům příslušných oddělení.

   

   Obrázek č. 2: Ukázka interního procesu – tvorba a tisk vizitek

2. Služby – popis interního procesu pouze z pohledu jednoho „zákazníka procesu“. Na rozdíl od interních procesů se diagramy služeb zaměřují pouze na informace relevantní pro uživatele dané služby a ignoruje ty, se kterými se v rámci procesu nesetká. Do jisté míry tedy reprezentují přehledný návod, jak danou službu využít.

   

   Obrázek č. 3: Ukázka služby – žádost o tvorbu a tisk vizitek

3. Organizační struktura – popisuje návaznost pracovišť, zaměstnanců a jejich rolí uvnitř organizace. V sekci je možné nalézt hierarchickou strukturu všech oddělení, avšak rovněž seznam konkrétních osob a jejich rolí v rámci oddělení. Organizační struktura slouží jednak jako model kompetencí zaměstnanců z odlišných oddělení, jednak pro dohledání kontaktních údajů či přidružených procesů.
4. Dokumenty – databáze všech dokumentů, s nimiž může uživatel v jednotlivých procesech přijít do styku. Sekce umožňuje jejich rychlé dohledání bez nutnosti prohlížení konkrétních interních procesů či služeb. Nejedná se však o centrální úložiště dokumentů organizace, pouze o jejich souhrnnou databázi doplněnou dodatečnými informacemi a odkazy na jejich aktuální verze.

Obecně lze říci, že procesní portál svou existencí přispívá ke:

1. Zvýšení obecné informovanosti uživatelů
   Služby slouží pro „zákazníky“ univerzity (tj. studentům, absolventům, zájemcům o studium, zaměstnancům, externím spolupracovníkům) jako katalog možností, jež mohou v rámci svého působení na univerzitě využívat. Kromě katalogu poskytuje portál k jednotlivým službám návody, jak je efektivně využít a v souladu s heslem, že „jeden obrázek vydá i za tisíc slov“, přinášejí komplexní a formální informace intuitivní formou přístupnou i běžným uživatelům. Díky tomu se zvyšuje obecná informovanost zákazníků fakulty a v konečném důsledku se také:
   1. předchází nedorozuměním a problémům,
   2. snižuje zbytečná zátěž kladená na referentky daných oddělení,
   3. usnadňuje průběh služeb ke vzájemné spokojenosti,
   4. šetří čas uživatelům služeb, ale také zaměstnancům univerzity.
2. Usnadnění orientace a předcházení nedorozuměním
   Procesní portál kromě služeb obsahuje také interní procesy jednotlivých oddělení, které zachycují především:
   1. logickou a časovou posloupnost jednotlivých činností (tj. co a kdy se má udělat),
   2. kompetence jednotlivých osob (tj. kdo to má udělat),
   3. podmínky úspěšného dokončení procesu (včetně způsobu řešení potenciálních problémů a výjimek).

   Díky jejich zmapování a zpřístupnění zaměstnancům portál:

   1. usnadňuje a urychluje orientaci zaměstnanců v procesech svého oddělení,
   2. odhaluje zbytečné nebo duplicitní činnosti a tím může být zvýšena efektivita oddělení,
   3. snižuje riziko nedorozumění ohledně kompetencí osob nebo posloupnosti činností,
   4. v průběhu mapování procesů vyjasňuje jejich „hluchá“ místa.
3. Umožnění soustředit se na opravdu důležité informace
   Ať už se jedná o služby nebo interní procesy, všechno, co je na portále k nalezení, je utvářeno s jedním společným cílem – šetřit čas tam, kde je to skutečně potřeba. Pak se nejenom díky tomu mohou zaměstnanci a studenti oprostit od zbytečných nedorozumění a problémů a soustředit se hlavně na to, co je opravdu důležité. To je však možné jen díky neutuchající spolupráci zaměstnanců a studentů univerzity, kteří svůj čas věnují nejenom tomu, aby nám pomohli situaci pochopit i zmapovat, ale kteří se k diagramům vracejí, informace v nich dohledávají, upozorňují nás na neaktuální informace a poskytují nám zpětnou vazbu o tom, co by je zajímalo a co jim na portále chybí. Pouze díky tomu je umožněno, aby v něm byl obsah, který je pravdivý a především užitečný a zajímavý.

Závěr

Procesní portál je pouze jeden z nástrojů procesního řízení. I přes silné stránky, možnosti a funkcionality je pro uživatele užitečný pouze do takové míry, jako je prospěšný jeho obsah. Příslušná situace se projevila na ČVUT FEL a ukázala jako hlavní slabina procesního portálu. Proto by vedení jakékoliv organizace mělo klást důraz na údržbu, vylepšování a doplňování kvalitního obsahu portálu. V neposlední řadě by mělo být zajištěno též závazné dodržování nastavených pravidel a způsobů vykonávání činností i procesů jednotlivých pracovišť podle dokumentovaných postupů z procesního portálu.