Organizace workshopů v CZM

V tomto článku bych chtěl čtenářům přiblížit, jak se v našem centru připravují workshopy určené pro studenty, stážisty centra, ale také další zájemce, a co se za těmito přípravami skrývá. V zimním semestru 2015/16 se konaly ve spolupráci s Komerční bankou dva workshopy, o jejichž průběhu si můžete přečíst zde a zde, v dalších semestrech potom plánujeme v tomto úspěšně nasazeném trendu pokračovat.

Organizace

V CZM se workshopy od jeho založení začaly pořádat za účelem získání pozornosti zájemců o problematiku byznysu, IT a jejich spojování, což je jedním z hlavních zájmů centra. Dalšími cíli bylo zviditelnění výuky CZM a také případné oslovení potenciálních zájemců o stážové pozice. Zpočátku byly zájem a účast vysoké, protože se jednalo o novinku a také celkové počty studentů byly vyšší. Později však zájem o workshopy ze strany studentů začal, i kvůli vyšší konkurenci, opadat, takže jsme je začali více propagovat a začleňovat do naší výuky, protože by byla škoda, kdyby na workshop dorazilo jen několik studentů. Propojením s výukou se kapacity opět  k oboustranné spokojenosti naplnily a workshopy se staly pevnou součástí aktivit centra.

Příprava každého workshopu začíná výběrem témat, předběžným návrhem obsahu a následným oslovením potenciálních partnerů. Co se týče konkrétních příprav workshopů v rámci dobíhajícího semestru, na začátku byla výzva od Ing. Náplavy, zástupce vedoucího CZM, zda bych se nechtěl také podílet na jejich organizaci. Protože jsem se několika workshopů již dříve zúčastnil a tato oblast mě zajímala, souhlasil jsem. Prvním mým úkolem bylo vyhledat a seskupit všechna možná témata, která by teoreticky připadala v úvahu. Nakonec jich bylo přes 20, a proto bylo potřeba je roztřídit. Požadavky na vhodná témata byly následující:

• návaznost na výuku CZM

• minimalizace tématických kolizí s akcemi CIPS

• originalita a atraktivita pro studenty

Následně jsme se s Ing. Náplavou shodli na výběru několika vhodných témat, které splňovaly tyto požadavky, a začalo kontaktování partnerů centra za účelem zjištění jejich zájmu se některého z těchto témat chopit a připravit se na jeho provedení. Snahou centra je vždy najít takové partnery, kteří budou spolupracovat dlouhodobě. Někteří partneři totiž spolupráci bohužel po první společné akci ukončí. Ať už proto, že nadále nedokáží pokrýt tematické zaměření akcí, nebo kvůli tomu, že od nich bez náhrady odejdou pracovníci, kteří se na akci, většinou ze svého zájmu, podíleli, a partner nenajde adekvátní personální náhradu. Dalším omezením, kterého je vhodné se při výběru a organizaci držet, je snaha, aby se neopakovaly stále stejné workshopy a nabídka vždy přinesla něco nového i stážistům centra, kteří mívají běžně víceletou “životnost”. Zatím se to daří.

Domlouvání se na workshopech s jednotlivými partnery je v režii Ing. Náplavy, který většinou začíná kontaktováním externích přednášejících ve výuce nebo stálých partnerů. Jak ale Ing. Náplava s potěšením konstatoval, v poslední době mají o spolupráci s CZM čím dál tím větší zájem také jejich kolegové nebo známí z jiných společností, kteří jej kontaktují sami, což mimo jiné znamená, že si centrum vybudovalo již docela dobrou pověst jak mezi studenty, tak i externími partnery. Pokud pak na prvotní “oťukávací” schůzce partnerská společnost projeví zájem o pořádání workshopu a dojde ke shodě na formátu, na jedné až dvou dalších schůzkách se domluví všechno potřebné pro samotnou realizaci.

Důležitou součástí příprav je vytvoření propagačních materiálů, zvacích formulářů a jejich distribuce mezi potenciální účastníky, protože díky rostoucímu poču nabídek konkurence není oslovení studentů vůbec jednoduché. Tuto část jsem měl na starosti já a překvapivě někdy nabídla i humorné chvíle. Například, když se mě Ing. Náplava ptal, kdo že je ten Test Testovič, studující na fakultě ČVUT TEST, který se objevil v přihlašovacím formuláři. Inu, přihlašovací formulář je také třeba důkladně vyzkoušet před ostrým zveřejněním. Další věcí, která souvisí s přípravami, je zajištění drobného občerstvení ve formě ovoce, sušenek a podobně. V této oblasti jsou často iniciativní i sami účastníci.

Samotný průběh workshopů tradičně začíná vzájemným představením organizátorů a hostů s účastníky, pokračuje různými aktivitami a končí zhodnocením, předáním zpětné vazby a pokud mají účastníci zájem, tak i volnou diskuzí. Workshopy se snažíme také fotograficky zdokumentovat a v brzké době na našem blogu vydat o jejich konání krátké reportáže s galerií, jako jste mohli vidět v úvodu tohoto článku.

Zhodnocení

Pomoc s pořádáním workshopů byla pro mě zajímavou zkušeností, stejně jako jejich absolvování. Myslím, že podobně pozitivně to vidí většina kolegů i spolužáků a i když se objevily některé reakce, podle kterých to byla pro dotyčné “pouze” část výuky, otráven nebyl nikdo. Pro mě osobně bylo ze všech aktivit nejpřínosnější prakticky si vyzkoušet, jak vypadají úkoly, které jsou kladeny na uchazeče při assessment centrech, což právě bylo částí jednoho z workshopů. Souhrnný komentář Ing. Náplavy přináším níže:

„Workshopy jsou pro mě od začátku něco jako „srdeční“ záležitost. Vnímám je jako možnost získat zajímavé zkušenosti, potkat nové lidi, získat zpětnou vazbu do výuky, začátek možné spolupráce, atd. Ale především je to „nenásilný“ způsob jak lépe proniknout do vnímání a myšlení studentů, protože mám možnost sledovat, jak reagují a fungují s jinými „vyučujícími“. Poznatky pak velmi často promítám i následně do výuky, protože ji umím dle znalostí studentů lépe zacílit. V neposlední řadě se jedná i o oživení samotné výuky. Bodem, který by se podle mého názoru ještě dal vylepšit, je fakt, že dnes se na studenty hrne tolik různých nabídek, že se hůře oslovují, a sami studenti, i když by je to možná zajímalo, již nabídky v takové míře nesledují.“