Murphyho zákon: „Jestliže jde vše podle plánu, stala se někde chyba.“
Tento článek je druhým počinem z minisérie, za jejíž klíčový účel považuji seznámení čtenáře s hlavními metodami, které se běžně používají na poli časového plánování projektu. Slouží jako prostředek k pochopení termínu časová rezerva, jehož význam kladu v prostředí časového plánování na jedno z nejvyšších míst v žebříčku důležitosti.
Časová rezerva udává počet časových jednotek, které můžeme u pracovní činnosti využít navíc oproti původnímu plánu. S časovými rezervami se musí počítat za libovolné situace a lze s nimi kalkulovat v prostředí Ganttova diagramu, stejně jako síťové analýzy. Podrobněji se způsoby jejich výpočtu budu zabývat v následných dílech miniseriálu.
Ve světě projektového řízení jsou zpravidla definovány tři základní druhy časových rezerv:
- Celková časová rezerva (RC) říká, o kolik můžeme posunout nejdříve možný začátek činnosti nebo nanejvýše prodloužit délku trvání činnosti, aniž bychom ovlivnili plánovaný termín dokončení celého projektu.
- Volná časová rezerva (RV) říká, o kolik můžeme posunout nejdříve možný začátek činnosti nebo nanejvýše prodloužit délku trvání činnosti, aniž bychom ovlivnili nejdříve možný začátek bezprostředně následujících činností.
- Nezávislá časová rezerva (RN) říká, o kolik můžeme posunout nejdříve možný začátek činnosti nebo nanejvýše prodloužit délku trvání činnosti, když předcházející činnosti byly zakončeny v nejpozději přípustných koncích, aniž bychom ovlivnili nejdříve možný začátek bezprostředně následujících činností.
Dále se můžeme setkat např. se závislou časovou rezervou, interferenční časovou rezervou či zvláštní časovou rezervou. Definice jednotlivých druhů časových rezerv se případ od případu liší v závislosti na konkrétním nástroji použitém pro časové plánování projektu (či projektové literatuře). Obecně mezi základními časovými rezervami platí elementární vztah: RC≥RV≥RN.
Činnosti jsou tradičně děleny podle velikosti celkové časové rezervy do tří primárních skupin (konstanta α představuje předem domluvenou hodnotu minimální rezervy):
- Kritické činnosti … RC=0
- Subkritické činnosti … RC≤α
- Nekritické činnosti … RC>α
Nulová časová rezerva souvisí s tzv. kritickou cestou, o které se blíže rozepíši v příštím článku. V některých případech se počítá ještě se zápornou časovou rezervou, která nás informuje o nedostatečném množství času na provedení určité činnosti. Za vzniklé situace máme možnost upravit (nejenom) časový plán projektu, v opačném případě se smířit se zpožděním dokončení projektu a všemi souvisejícími důsledky.
Časové rezervy ve své podstatě určují, o kolik časových jednotek se mohou činnosti zpozdit, aniž by byly ovlivněny jiné činnosti či termín dokončení příslušného projektu. Pečlivé nastavení hodnot časové rezervy znamená významnou mitigaci rizika nesprávně naplánovaného projektu, jeho pozdního dokončení a předání finálních výsledků zákazníkovi.
Best practice: „Pro intuitivní pochopení časové rezervy jsou názorné dva citáty: „čas jsou peníze“ a „každá mince má dvě strany“. Nemůžeme si dovolit nastavit časové rezervy příliš vysoké, protože s čím většími rezervami počítáme, tím více času nám projekt zabere a dostáváme se oklikou k prvnímu citátu. V protipólu k uvedené myšlence stojí potřeba existence rezerv pro mitigaci projevů spojených se zpožděním dokončení projektu. Nesmíme opomenout, že pokaždé závisí na konkrétní situaci.“
Lukáš Cimpl